O Que Nunca te Disseram Sobre o Pomodoro

Existe uma grande chance de você já ter ouvido falar da técnica do pomodoro ou de você já ter usado ela em algum momento da sua vida. Por isso já venho lhe alertar que este não é mais um texto falando sobre fazer algo por 25 minutos e descansar por 5 minutos. Pelo contrário, este texto vai mostrar o quanto definir a técnica em uma frase fez ela ser subvalorizada.

A sua simplificação deixou vários princípios de lado. Como por exemplo por qual tarefa começar, o que fazer nos intervalos ou quando é viável continuar trabalhando depois que os 25 minutos passaram. E a falta deste conhecimento limita todos os ganhos que a técnica tem a oferecer. Então vem comigo que eu vou te mostrar o que fazer.

A Técnica

A técnica pomodoro é um processo de gerenciamento de tempo criado pelo Italiano Fracesco Cirillo. Ele consiste em dividir o trabalho em faixas de 25 minutos que são separadas por uma pausa que pode ser curta ou um pouco mais longa.

Geralmente, quando alguém explicita o processo do pomodoro, o resume em três pontos:

Fazer uma atividade por 25 minutos.
Após os 25 minutos, fazer uma pausa por 5 minutos e depois retornar para a etapa anterior.
Após 4 ciclos de atividades, substituir a pausa curta de 5 min por uma pausa um pouco mais longa de 10-30 minutos.

Está simplificação pode funcionar bem quando nos deparamos com desafios simples, como por exemplo ter que finalizar somente uma única atividade. Porém em casos mais complexos, alguns problemas vão surgindo.

O simples fato de ter mais de uma tarefa para finalizar e não saber por onde começar ou ser interrompido no meio da execução de uma atividade e não saber o que fazer, vai atrapalhar o total desempenho da técnica.

No meu cenário de trabalho, tanto interrupções quanto ter que finalizar mais que uma atividade no dia é algo normal. Creio que isto não seja somente uma realidade minha. E para encaixar a técnica pomodoro no seu dia e tirar o máximo de proveito dela, algumas mudanças são necessárias.

Planejamento

Executar antes de planejar é a fórmula mágica para não ter o mínimo de controle do que vai acontecer.

Imagine que você está querendo cozinhar uma refeição. Você inicia decidindo sobre o que quer cozinhar, depois separa os ingredientes e os deixa de uma forma utilizável (picar, cortar descongelar ou outra ação necessária). Somente depois destas etapas que você liga o fogão e começa a cozinhar.

Tentar executar antes de planejar é o mesmo é ligar o fogo antes de separar os ingredientes.

Desta forma, usar qualquer técnica para ser mais produtivo nas suas atividades sem ao menos listá-las é loucura. Em vez de iniciar o pomodoro com “Faça algo em X minutos”, você deve ter uma lista de atividades que deseja finalizar.

Sequencia de atividades

Uma vez que você tem uma lista de atividades, saber por onde começar é importante. Neste momento, eu avalio rapidamente o tipo e tamanho de cada atividade.

Quando vou definir o tipo de atividade, tento encaixá-la em uma das duas categorias: atividades de origem criativa e atividade de origem operacional.

Chamo de atividades de origem criativa, toda aquela que vai exigir muito do meu cérebro, como por exemplo escrever um texto, pensar em uma estratégia e etc. Já as atividades de origem operacionais, são todas as outras.

Em seguida, quando vou definir o tamanho da atividade, tento separá-las em curtas (vai durar até 25 minutos) e longas (atividades que podem durar mais de 25 minutos).

Toda esta analise não é feita de forma demorada, pelo contrário, acredito muito na minha primeira intuição para definir o tamanho e origem da atividade. Se eu fosse parar para analisar atentamente cada atividade afim e saber nos mínimos detalhes a sua origem e estimar o tempo nela, iria precisar de bastante tempo. Neste caso, e melhor estar errado algumas vezes e ter mais tempo para executar as atividades em si.

Tendo feito toda esta analise, tento colocar as atividades curtas e de origem criativas para o começo do meu dia, em seguida as longas e criativas, posteriormente as curtas e operacionais. Assim finalizo meu dia com longas e operacionais. Por que desta ordem? Primeiramente, eu tenho muito mais energia no começo do dia, desta forma, prefiro atacar primeiro aquelas que irão demandar mais energia, ou seja, as criativas. E entre as atividades do mesmo tipo, prefiro iniciar com as atividades mais curtas. Finalizar as primeiras tarefas de forma rápida, me dá a sensação de dever feito. Quanto mais rápido isso acontecer, com mais energia eu me sinto.

Não estou dizendo que você deve seguir o meu exemplo. Eu criei este método para sequenciar as minhas atividades baseado em como eu me comporto. O ponto aqui é que você precisa entender como você funciona para dividir melhor as atividades ao longo do seu dia.

Muitas vezes eu também tento analisar a importância e urgência da atividade, mas isso vai ficar par um outro texto.

Agora que você já sabemos as listas de atividades do dia e qual será a sequência delas, podemos iniciar a execução em si da técnica pomodoro e com ela vem três pontos essenciais.

O que fazer quando for interrompido
Como usar melhor os intervalos
Quando não usar os intervalos

Interrupções

Em um mundo perfeito, você deveria focar os seus 25 minutos fazendo a atividade que foi pre-definida. Mas isso nem sempre acontece e saber como agir nestas situações é extremamente necessário.

Se a interrupção for algo que demande uma ação mas que possa esperar, como por exemplo você lembrou que precisa comprar algo para a casa, não faça na hora. Tenha um caderno ao seu lado e anote esta atividade lá. Isto pode ser feito em um bloco de notas virtual também. Logo após anotar a interrupção, volte para a atividade anterior. Quando você tiver um tempo livre, olhe a interrupção e decida o que fazer com ela.

Se caso a interrupção demandar uma ação naquele momento, não tem muito o que ser feito, pare tudo e faça-a.

Os intervalos

O que mais eu escuto as pessoas falaram é que são craques em transformar um intervalo de cinco minutos em meia hora e geralmente isso acontece graças a como a pessoa resolveu usar o tempo do intervalo.

Facilmente, a nossa primeira opção é pegar o celular, coisa que acaba tirando o foco da nosso cérebro. Da mesma forma, olhar o email e reponder mensagens acabam tendo o mesmo resultado. Estas atividades acabam requerindo um esforço mental e roubam o foco do nosso cérebro. Assim acabamos esquecendo do que estávamos fazendo antes e um intervalo que duraria 5 minutos, acaba virando 30 minutos.

A melhor forma de evitar isto é usar intervalo para fazer alguma atividade que não use tanto o cérebro. Como por exemplo, se alongar ou pegar uma água.

Últimas dicas

O que antes eram 3 passos, podemos colocar em seis:

Planeje uma lista de tarefas para serem feitas
Ajuste o cronometro para 25 minutos
Escolha a tarefa inicial
Trabalhe somente na tarefa que foi escolhida. Caso aconteça alguma interrupção, anote-a e volte para a atividade
Quando o cronometro avisar que os 25 min acabaram, faça uma marcação
Se houver menos de 4 marcações, tire um intervalo de 3-5 minutos, caso contrário tire uma pausa de 10-30 minutos e zere e suas marcações.

Por fim, gostaria de comentar mais duas coisas. Primeiramente, se você estiver iniciando um hábito de fazer o pomodoro, faça as pausas entre os 25 minutos mesmo que você esteja empolgado com a atividade. Evitar as pausas dificulta a criação do hábito. Mesmo que seja só para levantar da cadeira, se alongar, pegar uma água e voltar, faça uma pausa. Após já ter o hábito de usar o pomodoro já concretizado fica mais fácil de aumentar o tempo das atividades.

E por último, eu acho bastante difícil produzir uma trabalho extremamente focado por 8h. Quando eu consigo ficar 2 horas seguidas focado no trabalho, já é um ganho para mim. Eu não estou dizendo que só trabalho duas horas por dia, mas duas horas focado e só trabalhando sem distrações. Provavelmente depois dela posso acabar fazendo mais outra hora de trabalho focado e depois checar algumas mensagens e etc.

Talvez você já tenha utilizado pomodoro mas nunca tenha pensando nestes pontos. Caso você tenha gostado deles, coloca em prática e tenta ver a diferença na sua semana. E se sentir confortável, coloca os resultados aqui nos comentários.

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